タイでも日本でも進む業務のデジタル化
日本では、2020年に河野太郎氏が「印鑑廃止」や「電子メールやオンライン利用の促進」に積極的に取り組むという意向を表明し、話題になりましたが、タイでも2020年からのコロナの影響で業務効率を改善するためにデジタル化・ペーパーレス化が進んでいます。2021年もすでに3ヵ月過ぎましたが、2020年と比較してもさらに加速しているように感じています。
有給・休暇申請の際に手書きの申請書をサインの為に回したり、タイムカードを月末に集計して給与計算をしているような企業は減少傾向にあり、次第に全てシステムで簡単に管理できるようになるでしょう。
業務のデジタル化のメリット
今まで本を紙で読むという人も多かったと思いますが、タイの場合手に入りにくいのもあり、電子書籍を利用するようになったという人も多いのではないでしょうか？実際に使ってみてどうでしょう？どこでも読めて、かさばらないので便利と思っている人も多いのではないでしょうか？
今は常にインターネットに接続している事が当たり前になり、わざわざ決まった場所でしか出来ない業務を大事に残して育てていく事に特に意味は無いでしょう。デジタルデータは手書きなどのアナログデータと比べて劣化せずに、素早く処理を行う事が出来ます。書類の束から5年前のとあるデータを探すという競争をした場合圧倒的な速さでデジタルデータの方が先に見つかるでしょう。
タイ政府も積極的に取り組むデジタル化
タイ政府は2020年10月から「e Withholding TAX 」という制度を開始しています。これはネットバンキングを利用して、金融機関が会社の代理人として源泉徴収を行い、源泉税をオンラインで税務署に納付する新制度で、これにより「管理・確認の簡素化」と「コスト削減」が可能になりました。
今は利用している法人はそこまで多くないですが、今後はこういったデジタルサービスで会計作業などもより簡単で便利になっていくでしょう。
業務のデジタル化のデメリット
業務のデジタル化のメリットを先程ご紹介しましたが、当然デメリットもあります。
デジタルデータを業務で利用する場合には、共有サーバに保存しているデータをネットに接続して利用します。セキュリティ対策が不十分な場合には、データの紛失・改ざん・流出と言った重大なインシデントに繋がる可能性があります。システムを運用可能な担当者や、社内にシステムの利用方法を指導してくれるような人が必要になってしまいます。
ただ、そういった人を雇っても本当に分かっているのかを判断する事は難しいため、有名な企業が提供しているクラウドサービスやシステムを利用するのが一番安全でしょう。
タイでおススメのクラウドサービス
タイでも現地でサポートが受けられる業務管理サービスはいくつか提供されておりますのでご紹介します。選ぶとすれば以下の2択かなと個人的には思います。
JOBCAN/ジョブカン
日本では哀川翔さんと手越さんがCMをしているJOBCANですが、こちらをタイで提供している企業があります。それがDonuts社なのですが、そのJOBCANにa2network社がさらにサポートを手厚くしているサービスが提供されています。気になる方はチェックしてみてください。
■クラウド稟議…紙ベースの稟議・申請作業を全てシステム上で完結させられるサービス
■スマート勤怠…タイムカードやシフト管理を全てシステム上で完結させられるサービス
kintone/キントーン
タイでも複数の大手企業が使っている業務改善システムのキントーンですが、タイでは工業系のシステムをメインに取り扱っているMaterial Automation社が提供しています。こちらも日系企業なのでサポートが期待できそうです。
■キントーン…ファイル管理・共有、データに基づくコミュニケーション申請・承認作業などを包括。
さいごに
2021年に入り、オフィスを縮小・移転する会社も増えてきており、中心部のオフィスに行くと結構空き物件が増えてきている印象です。無駄な倉庫スペースを無くすためにもペーパーレス化や業務の効率化は非常に重要です。
また、スペースの減少に伴い、セルフストレージサービスが面白くなってきそうな気がします！
